home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Wildcat Gold - The Optical BBS / Wildcat Gold - The Optical BBS (The Golden ROM Series)(Volume 4 Number 1)(The Digital Publishing Company)(1992).ISO / sdn / pm23_3.sdn / USRGUIDE.DOC < prev   
Text File  |  1989-03-18  |  29KB  |  657 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                     PropMan
  6.  
  7.                    Residential Property Management Software
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                                    USER GUIDE
  16.  
  17.                                       for
  18.  
  19.                       Shareware Property Management System
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.                               PropMan USER GUIDE
  38.                             (C) Copyright 1986,1988
  39.                                       by
  40.                       G. Curtis Feger and Jeffrey G. Gobel
  41.  
  42.  
  43.                                 PropMan Software
  44.                             (C) Copyright 1986,1988
  45.                                       by
  46.                       G. Curtis Feger and Jeffrey G. Gobel
  47.                                  309 S. Ynez Ave.
  48.                            Monterey Park, CA 91754-3203
  49.                                   (818) 570-1071
  50.  
  51.  
  52.  
  53.                                   Copyright
  54.  
  55.                      PropMan  software  is  copyrighted.  This
  56.                 USER GUIDE  is  copyrighted.   Illegal copying
  57.                 of  either  is  a  violation  of both criminal
  58.                 and civil law.
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                                   Shareware
  64.                                      and
  65.                                Copy Protection
  66.  
  67.                      The shareware copies  of PropMan software
  68.                 are  clearly  marked  as  shareware  in  their
  69.                 startup messages. Only copies so marked may be
  70.                 given to others. 
  71.  
  72.                      The   shareware   copies   of   the  user
  73.                 guide   are  clearly  marked  on  their  title
  74.                 pages.  Only copies so marked  may be given to
  75.                 others. 
  76.  
  77.      The following is an excerpt from our bound User Guide. An * denotes
  78.      those sections or partial sections which are included here.
  79.  
  80.  
  81. Table of Contents 
  82.  
  83.     1. Getting Started 
  84.          Read Me First............................ 1-1
  85.          Terminology.............................. 1-2
  86.          Installation............................. 1-3
  87.          Starting Up PropMan...................... 1-4
  88.          Shutting Down PropMan.................... 1-5
  89.          Help..................................... 1-6
  90.          Initial Processing Month and Year........ 1-7
  91.          Entering Your Company Heading............ 1-9
  92.          Changing Colors.......................... 1-10 
  93.          Chart of Accounts........................ 1-11
  94.          Entering Vendors......................... 1-12
  95.    *     New Building Startup..................... 1-13
  96.    *     New Building Startup - General Screen.... 1-14
  97.    *     New Building Startup - Mortgage Screen... 1-15
  98.    *     New Building Startup - Units Screen...... 1-16
  99.    *     Entering Tenants for New Buildings....... 1-17
  100.          Building Changes......................... 1-18
  101.          Building Changes - General Screen........ 1-19
  102.          Building Changes - Mortgage Screen....... 1-20
  103.          Building Changes - Units Screen.......... 1-21
  104.          Unit Information......................... 1-22
  105.    *     Activating a New Building................ 1-23
  106.          Entering Tenant Personal Information..... 1-24
  107.    *     Building Statuses........................ 1-25
  108.  
  109.     2. Day to Day 
  110.          Monthly Operations....................... 2-1
  111.          Moving In Tenants........................ 2-2
  112.          Moving Out Tenants....................... 2-3
  113.          Entering Rents........................... 2-4 
  114.          Entering Tenant Financial Transactions... 2-5
  115.          Paying Bills............................. 2-6
  116.          Entering Invoices........................ 2-7
  117.          Changing Invoices........................ 2-8
  118.          Entering Tenant Personal Information..... 2-10
  119.          Entering Vendors......................... 2-11
  120.          Tenant Payment History................... 2-12
  121.          Miscellaneous Income..................... 2-13
  122.          Reserve Account Activity................. 2-14
  123.          Bank Deposits............................ 2-15
  124.  
  125.     3. When Needed 
  126.          Printing Notices and Letters............. 3-1
  127.          Rent Changes............................. 3-2
  128.          Accounting Corrections................... 3-3
  129.          Printing Reference Lists................. 3-4
  130.          Printing General Reference Listings...... 3-5
  131.          Printing Building Reference Listings..... 3-6
  132.          Printing Unit / Tenant Reference Listings 3-7
  133.          Deleting Vendors......................... 3-8
  134.  
  135.     4. Month End 
  136.          Income and Expense Recap................. 4-1
  137.          Month End Statements..................... 4-2
  138.          Backing Up PropMan....................... 4-3
  139.          Closing out the Month.................... 4-4
  140.  
  141.  
  142.     5. Archives 
  143.          Reviewing Archived Information........... 5-1
  144.          Reviewing Archived Invoices.............. 5-2
  145.          Reviewing Archived Miscellaneous Receipts 5-3
  146.          Reviewing Archived Accounting Corrections 5-4
  147.          Printing Archived Information............ 5-5
  148.          Reviewing Archived Income and Expenses... 5-6
  149.  
  150.     6. Index 
  151.  
  152.  
  153.  
  154. New Building Startup 
  155.  
  156.     As defined in PropMan, a building is any entity you wish to 
  157.     keep accounting records on as a whole. An apartment complex, 
  158.     duplex, a single family dwelling or group of homes, are all 
  159.     considered buildings. There are several simple steps required 
  160.     to startup a new building in PropMan. 
  161.  
  162.                1. If the building you are entering has a mortgage 
  163.                then (if you have not already done so) enter the 
  164.                lender as a vendor by following the steps outlined 
  165.                under Entering Vendors. 
  166.  
  167.                2. From the Main Menu press <S> for System 
  168.                Maintenance and press <Enter>. 
  169.  
  170.                3. From the System Maintenance Menu press <N> for 
  171.                New Building Startup and press <Enter>. 
  172.  
  173.                4. Your cursor is on Building. Type in the the 
  174.                number you wish to associate with the building you 
  175.                are entering. This number will be used to identify 
  176.                this building when ever you need to refer to it. 
  177.                The building number can be any number between 100 
  178.                and 999. 
  179.  
  180.                5. The screen displays a message either saying that 
  181.                the building number you have entered is unused or 
  182.                in use already, and the cursor is on Startup 
  183.                building. If the building number you have entered 
  184.                is not in use then you will be creating a 
  185.                completely new set of building records. If the 
  186.                number was already in use and you reuse this number 
  187.                it will destroy any accounting, unit, tenant and 
  188.                history information that may exist for this 
  189.                building. If you have made a mistake and want to 
  190.                type in another building number then press <N> for 
  191.                No, press <Enter>, and go back to step 4. If you 
  192.                wish to continue then press <Y> for Yes and press 
  193.                <Enter>. 
  194.  
  195.                6. If the building number you have selected was 
  196.                unused then go to step 7. If you are reusing a 
  197.                building number then you have the option of 
  198.                retaining the background information for this 
  199.                building, such as it's name and address, mortgage 
  200.                information, apartment numbers, etc., even though 
  201.                the unit, tenant, and accounting information will 
  202.                be lost. Your cursor is on Clear data. Press <N> 
  203.                for No if you wish to retain the background 
  204.                information, or press <Y> for Yes to clear all of 
  205.                the old building data. Press <Enter>. 
  206.  
  207.                7. In steps 7 through 9 don't press <Esc> until you 
  208.                have finished entering the information outlined in 
  209.                all three steps If you do the building will be 
  210.                created incompletely and you will have to begin 
  211.                again at step 3. 
  212.  
  213.                Perform the operations outlined under New Building 
  214.                Startup - General Screen. 
  215.  
  216.                8. Perform the operations outlined under New 
  217.                Building Startup - Mortgagee Screen. 
  218.  
  219.                9. Perform the operations outlined under New 
  220.                Building Startup - Units Screen. 
  221.  
  222.                10. Perform the operations outlined under Entering 
  223.                Tenants for New Buildings. 
  224.  
  225.                11. Perform the operations outlined under Unit 
  226.                Information. 
  227.  
  228.                12. Perform the operations under Activating a 
  229.                Building. 
  230.  
  231.  
  232.  
  233. New Building Startup - General Screen 
  234.  
  235.     This screen contains the general information about a building, 
  236.     and it is the first of three screens required during New 
  237.     Building Startup. 
  238.  
  239.                1. Your cursor is on Name. Type in the name you 
  240.                wish to associate with this building and press 
  241.                <Enter>. 
  242.  
  243.                2. The cursor skips by Building status and Number 
  244.                of Units. While you are entering a new building it 
  245.                will always have a status of New (see Activating a 
  246.                Building). The Number of units starts out as one 
  247.                (buildings must always have at least one unit) but 
  248.                as you enter the apartment numbers for this 
  249.                building (see New Building Startup - Units Screen) 
  250.                this number will change accordingly.  
  251.  
  252.                Your cursor is on the first line of the building 
  253.                Address so type it in and press <Enter>. Do the 
  254.                same for the other three Address lines as required. 
  255.  
  256.                3. Your cursor is on Monthly under Reserve 
  257.                Accounts. Enter the amount you wish to reserve 
  258.                monthly for each of the reserve categories listed 
  259.                to the left. Press <Enter> after typing in each 
  260.                amount. For example: Suppose your real estate taxes 
  261.                are $12,000 annually. You decide to put $1,000 
  262.                aside each month. Enter 1000 under the Taxes 
  263.                reserve account. Each month, PropMan will 
  264.                automatically increase your tax reserve account by 
  265.                $1,000 and show the new balance on your monthly 
  266.                statement. 
  267.  
  268.                4. After you press <Enter> on the last Monthly 
  269.                reserve amount field the cursor will be under 
  270.                Balance. Enter the your current cash balance for 
  271.                each of the reserve categories by typing in an 
  272.                amount and pressing <Enter>. This balance may only 
  273.                be entered when setting up new buildings, PropMan 
  274.                will maintain the balance once the building has 
  275.                been made active. 
  276.  
  277.                5. After you press <Enter> on the last reserve 
  278.                account Balance, your cursor will be under Notes. 
  279.                This space is provided for any notations you may 
  280.                wish to keep. Type in your notes, pressing <Enter> 
  281.                after completing each line. 
  282.  
  283.                6. You have now finished with the first New 
  284.                Building Startup screen. The next screen is the 
  285.                Mortgagee screen. To get there you must press <F1>, 
  286.                find the function key labeled Mtgee Screen, press 
  287.                <Esc>, then press the Mtgee Screen function key. 
  288.  
  289.                If you have already completed all three New 
  290.                Building Startup screens and want to have PropMan 
  291.                create all of the records for this building, then 
  292.                press <Esc>. This may take several minutes, but 
  293.                when finished you will be back on the System 
  294.                Maintenance Menu. From the System Maintenance Menu 
  295.                you can press <Esc> again to return to the Main 
  296.                Menu. 
  297.  
  298.  
  299.  
  300. New Building Startup - Mortgagee Screen 
  301.  
  302.     This is one of three screens associated with New Building 
  303.     Startup. This screen allows you to enter mortgage information 
  304.     for this building. PropMan allows for up to five mortgages per 
  305.     building. At each month end close PropMan will automatically 
  306.     make an invoice for the next month, for each of the mortgages 
  307.     entered here.  On those mortgage invoices PropMan will 
  308.     calculate how much of each payment will be applied to 
  309.     principal and how much will be applied to interest and will 
  310.     update the mortgage balance accordingly. 
  311.  
  312.                1. The cursor is now on Mortgagee Number. Type in a 
  313.                number from one to five corresponding to the trust 
  314.                deed you are entering, and press <Enter>. For 
  315.                example if you were entering mortgage information 
  316.                for the second trust deed on this building you 
  317.                would press <2> and <Enter>. 
  318.  
  319.                2. Your cursor is now on Vendor. The mortgage 
  320.                lenders should all be entered as vendors (see 
  321.                Entering Vendors). Type in the vendor number 
  322.                corresponding to the mortgage lender for the trust 
  323.                deed you are entering now and press <Enter>. The 
  324.                lender's name, address, and phone numbers will come 
  325.                up automatically. 
  326.  
  327.                If you have not already entered the mortgage lender 
  328.                for this trust deed as a vendor then skip this 
  329.                field and continue with step 3. After you are 
  330.                completely finished with New Building Startup then 
  331.                enter the lender following the steps outlined under 
  332.                Entering Vendors. You may then follow the steps 
  333.                outlined under Building Changes - Mortgagee Screen. 
  334.  
  335.                If you have already entered the mortgage lender for 
  336.                this trust deed as a vendor, but do not remember 
  337.                the number that was assigned to that vendor, then 
  338.                press <F1>. Find the function key number labeled 
  339.                Next Vendor. Press <Esc>. Press that function key 
  340.                number to step through vendors until you find the 
  341.                one you are looking for. 
  342.  
  343.  
  344.                3. The cursor is now on Loan No. This is for your 
  345.                reference. Type in the number of the loan for this 
  346.                trust deed and press <Enter>. 
  347.  
  348.                4. The cursor is on Terms. This space is also 
  349.                provided for your reference only. You may type in 
  350.                the length and type of the loan. For example "30 
  351.                Year Fixed 5/1/64". Press <Enter>. 
  352.  
  353.                5. On Due day, type in the day of the month that 
  354.                the loan payment falls due, and press <Enter>. For 
  355.                example you might type in "1" for the 1st or "15" 
  356.                if the loan is due on the 15th. 
  357.  
  358.                6. The cursor is now on Loan Balance. Type in the 
  359.                balance for this trust deed and press <Enter>. 
  360.  
  361.                7. On Interest rate type in the rate and press 
  362.                <Enter>. 
  363.  
  364.                8. On Prncpl & Int type in the monthly payment 
  365.                amount of the loan and press <Enter>. 
  366.  
  367.                9. On Impound type in the amount of any monthly 
  368.                impounds and press <Enter>. Your total monthly 
  369.                payment will appear next to Total. 
  370.  
  371.                10. This completes the mortgage setup for this 
  372.                trust deed. If you wish to enter another mortgage 
  373.                for this building then return to step 1.  
  374.  
  375.                Otherwise continue with New Building Startup by 
  376.                going on to the Units screen. Press <F1>. Find the 
  377.                function key number labeled Units Screen. Press 
  378.                <Esc>. Press the Units Screen function key number. 
  379.  
  380.                If you have already completed all three New 
  381.                Building Startup screens and want to have PropMan 
  382.                create all of the records for this building then 
  383.                press <Esc>. This may take several minutes, but 
  384.                when finished you will be back on the System 
  385.                Maintenance Menu. From the System Maintenance Menu 
  386.                you can press <Esc> again to return to the Main 
  387.                Menu. 
  388.  
  389.  
  390.  
  391. New Building Startup - Units Screen 
  392.  
  393.     This is one of three screens associated with New Building 
  394.     Startup, and is where you specify what the apartment or unit 
  395.     numbers are for this building. It is important that the list 
  396.     of apartment numbers is complete and correct as you will not 
  397.     be able to change them outside of the New Building Startup 
  398.     procedure. 
  399.  
  400.                1. The cursor is on the first unit number. 
  401.                Buildings must have at least one unit, so when they 
  402.                are created the first apartment number is set to 
  403.                match the building number. If this is not one of 
  404.                the apartment numbers in this building then type 
  405.                the first apartment number over this one. Press 
  406.                <Enter>. 
  407.  
  408.                2. Type in the rest of the apartment numbers for 
  409.                this building pressing <Enter> after each one.  
  410.  
  411.                If you make a mistake you can back up by holding 
  412.                down the <Shift> key and pressing the <Tab> key. Do 
  413.                this until you are on the unit you need to change 
  414.                and then type over it with the correct apartment 
  415.                number and press <Enter> until you are again on a 
  416.                blank space (ready for the next unit number). 
  417.  
  418.                If you need to delete an apartment number you have 
  419.                entered, back up using the <Shift> and <Tab> keys 
  420.                until you cursor is on that unit, type over it with 
  421.                blanks using the space bar, and press <Enter>. 
  422.  
  423.                If the building you are entering has more than 
  424.                fifty units then when you have filled in the last 
  425.                apartment number space provided for this block of 
  426.                units then press <F1>. Find the function key number 
  427.                labeled Next 50Unts. Press <Esc>. Then press the 
  428.                Next 50unts function key and continue entering 
  429.                apartment numbers. 
  430.  
  431.                Should you want to return to a previously entered 
  432.                block of fifty units, press <F1>. Find the function 
  433.                key number labeled Prev 50Unts. Press <Esc>, and 
  434.                then press the Prev 50Unts function key. 
  435.  
  436.                If you have already completed all three New 
  437.                Building Startup screens and want to have PropMan 
  438.                create all of the records for this building then 
  439.                press <Esc>. This may take several minutes, but 
  440.                when finished you will be back on the System 
  441.                Maintenance Menu. From the System Maintenance Menu 
  442.                you can press <Esc> again to return to the Main 
  443.                Menu. 
  444.  
  445.  
  446.  
  447. Entering Tenants for New Buildings 
  448.  
  449.     This section is designed to show you how to enter the tenants 
  450.     already residing in a building which is just now being entered 
  451.     into PropMan. It does not outline the procedures for the 
  452.     normal month to month tenant move ins (see Moving in Tenants). 
  453.     For the procedures described below to work as outlined the 
  454.     building must have a status of New (see Building Statuses). 
  455.  
  456.                1. From the Main Menu press <D> for Daily 
  457.                Operations and press <Enter>. 
  458.  
  459.                2. From the Daily Operations Menu press <T> for 
  460.                Tenant activity and press <Enter>. 
  461.  
  462.                3. Your cursor is on Building. Type in the number 
  463.                of the building you are starting up and press 
  464.                <Enter>. The name of the building will appear at 
  465.                the top of the screen. 
  466.  
  467.                4. The cursor is on Unit. Type in the apartment 
  468.                number of a unit in this building and press 
  469.                <Enter>. 
  470.  
  471.                If you don't remember the apartment numbers for 
  472.                this building or you would like to step through the 
  473.                apartments sequentially then press <F1>. Find the 
  474.                function key number labeled Next Unit. Press <Esc> 
  475.                and then press the Next Unit function key. When you 
  476.                reach the apartment you want, press <Enter>. 
  477.  
  478.                5. Your cursor is on Tenant. Type in the name of 
  479.                the tenant residing in this unit and press <Enter>. 
  480.                Names are entered last name comma first name. 
  481.  
  482.                If there is more than one tenant responsible for 
  483.                this unit pick only one to enter here. The other 
  484.                tenants will be entered later. (See Entering Tenant 
  485.                Personal Information). 
  486.  
  487.                6. On Sched rent, type in the amount of the normal 
  488.                monthly rent and press <Enter>. 
  489.  
  490.                7. On Due day type in the number corresponding to 
  491.                the day of the month that the rent becomes due, and 
  492.                press <Enter>. For example the first would be 1, or 
  493.                the fifteenth would be entered 15. 
  494.  
  495.                8. On Paid to, type in the date of the last day for 
  496.                which the rent has been paid, and press <Enter>. It 
  497.                must always be the day before a rent Due day. You 
  498.                may only enter this date during New Building Setup, 
  499.                once the building is made active the Paid to date 
  500.                will be automatically kept in step with any tenant 
  501.                financial activity entered. 
  502.  
  503.                9. On Other due type in the balance of any 
  504.                assessments for this tenant and press <Enter>. This 
  505.                may only be entered during New Building Setup. Once 
  506.                the building is made active, the Other due balance 
  507.                will automatically be kept in step with any tenant 
  508.                financial activity entered. 
  509.  
  510.                10. On Last under Rent type in the amount of the 
  511.                most recent previous Sched rent for this tenant and 
  512.                press <Enter>. This amount should have been the 
  513.                monthly rental amount before the last rent raise. 
  514.  
  515.                11. On Last under Date type in the date of the last 
  516.                rent raise and press <Enter>. 
  517.  
  518.                12. The cursor is on New under Rent. If there is a 
  519.                rent change pending for this tenant then type in 
  520.                the amount of the new rent and press <Enter>. 
  521.  
  522.                13. The cursor is on New under Date. If there is a 
  523.                rent change pending for this tenant then type in 
  524.                the date the new rent will become effective and 
  525.                press <Enter>. 
  526.  
  527.                14. On Date in type in the date this tenant moved 
  528.                in and press <Enter>. 
  529.  
  530.                15. On Lease exp type in the date that the lease 
  531.                expires for this tenant and press <Enter>. 
  532.  
  533.  
  534.                16. The cursor is on Pay / Quit. If a 3-Day-Notice 
  535.                has been served to this tenant then type in the 
  536.                date of service here and press <Enter>. 
  537.  
  538.                17. The cursor is under Deposit Balances. There are 
  539.                five deposit categories labeled at the left and 
  540.                your cursor is beside the first one. Type in the 
  541.                amount being held from this tenant for this first 
  542.                deposit category and press <Enter>. Do the same for 
  543.                the other four categories. 
  544.  
  545.                18. You have now finished entering this tenant. To 
  546.                enter the next tenant in this building return to 
  547.                step 4. 
  548.  
  549.                When you are finished entering all of the tenants 
  550.                residing in this building, press <Esc> to return to 
  551.                the Daily Operations Menu. 
  552.  
  553.                Press <Esc> again from the Daily Operations Menu to 
  554.                return to the Main Menu. 
  555.  
  556.  
  557.  
  558. Activating a New Building 
  559.  
  560.     While buildings are being entered into PropMan they have a 
  561.     status of New. This status determines what operations can be 
  562.     performed on the building throughout the PropMan system.  
  563.  
  564.     New buildings are still in the start up process. All of the 
  565.     background information about the building can be entered. 
  566.     Mortgage, reserve and deposit balances can be entered 
  567.     directly, as well as the information about the tenants already 
  568.     residing in the building. No operational activities will be 
  569.     accepted for New buildings. Money collected cannot be entered. 
  570.     No rents come due. No invoices can be put in. 
  571.  
  572.     So, when you have entered all of the background information 
  573.     about a building and wish to begin normal monthly processing, 
  574.     the status of the building must be changed to Active. Active 
  575.     is the status of operating buildings. 
  576.  
  577.     To change the status of a building from New to Active, follow 
  578.     the steps outlined below. Please check that you have completed 
  579.     all of the steps outlined under New Building Start Up before 
  580.     you activate the building. Some of the building background 
  581.     information may not be entered directly once the building is 
  582.     made active, such as tenant deposit balances and paid to 
  583.     dates, mortgage balances, etc. This is a good place to make a 
  584.     backup of your system (see Backing Up PropMan ). 
  585.  
  586.  
  587.                1. From the Main Menu press <S> for System 
  588.                Maintenance and press <Enter>. 
  589.  
  590.                2. From the System Maintenance Menu press <B> for 
  591.                Building Changes and press <Enter>. 
  592.  
  593.                3. Your cursor is on Building. Type in the number 
  594.                of the building you wish to activate and press 
  595.                <Enter>. 
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.                If you don't remember the number of the building 
  603.                you want, press <F1>. Find the function key labeled 
  604.                Next Build. Press <Esc>. Then press that function 
  605.                key to step through the buildings in your system 
  606.                until you find the one you are looking for, then 
  607.                press <Enter>. 
  608.  
  609.                4. Press <Enter> until your cursor is on Status. 
  610.                The current status of the building will be 
  611.                flashing, and for the purposes of this section that 
  612.                status should be New. To change the status of the 
  613.                building from New to Active, merely press <A> for 
  614.                Active and press <Enter>. 
  615.  
  616.                5. If you need to activate another building then 
  617.                press <Enter> until your cursor is again on 
  618.                Building and then return to step 3. If you have 
  619.                finished activating buildings then press <Esc> to 
  620.                return to the System Maintenance Menu. 
  621.  
  622.                Press <Esc> again from the System Maintenance Menu 
  623.                to return to the Main Menu. 
  624.  
  625.  
  626.  
  627. Building Statuses 
  628.  
  629.     Buildings in PropMan may have one of three statuses at any one 
  630.     time. The statuses are New, Active, and Deleted. 
  631.  
  632.     New buildings are still in the start up process. PropMan is 
  633.     still holding information for them but the building is not 
  634.     being operated in the normal sense. No invoices can be entered 
  635.     or paid. No rents come due. No operational activities are 
  636.     allowed at all. While a building is New, its initial 
  637.     information can be entered. Mortgage, reserve and deposit 
  638.     balances are entered. Money collected cannot be entered while 
  639.     a building is New, only money already held in account 
  640.     balances. 
  641.  
  642.     Active is the status of operating buildings. Rents come due 
  643.     each month; invoices can be entered and paid; all of the 
  644.     PropMan operations can now be performed on this building. The 
  645.     monthly accounting reports are available. Once a building is 
  646.     Active, changes to its financial information must be done with 
  647.     accounting transactions, and those transactions will generate 
  648.     an audit trail. An Active Building is one that is being run 
  649.     and PropMan will track what happens. 
  650.  
  651.     Deleted is for buildings that are no longer operating. Perhaps 
  652.     it has been sold or is being rebuilt or converted. For 
  653.     whatever reason, no more accounting is being done for the 
  654.     building operations. The information for the building is 
  655.     retained but no activity is allowed. Reports about the 
  656.     building and the archives are still available, however. 
  657.